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en correos electrónicos y formularios en cualquier soporte de la Diócesis de Alcalá de Henares
De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos o RGPD), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), le facilitamos a continuación información adicional sobre el tratamiento de los datos personales que proporcione a la Diócesis de Alcalá de Henares mediante correos electrónicos, formularios en papel, formularios web, formularios electrónicos —incluidos los alojados mediante proveedores tecnológicos externos— u otros medios equivalentes que remitan expresamente a esta información.
Esta información complementa la información básica sobre protección de datos facilitada en el correo electrónico, formulario o procedimiento concreto mediante el que se recaben sus datos. La finalidad, la base jurídica y, en su caso, las particularidades de cada tratamiento serán las indicadas en dicha información básica. Cuando para un tratamiento determinado se facilite una información adicional específica, esta prevalecerá sobre la presente información general en aquello que resulte particular de dicho tratamiento.
Esta información resulta aplicable únicamente a aquellos tratamientos en los que la Diócesis de Alcalá de Henares figure como responsable del tratamiento. Las parroquias, fundaciones, asociaciones u otras entidades eclesiásticas con personalidad jurídica propia podrán actuar, según el caso, como responsables independientes de sus respectivos tratamientos y deberán facilitar su propia información sobre protección de datos.
Los datos personales serán tratados bajo la responsabilidad de la Diócesis de Alcalá de Henares, de forma lícita, leal, transparente y confidencial, adoptándose las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo y evitar, entre otros, su destrucción, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado.
¿Quién es el responsable del tratamiento?
- Identidad: Diócesis de Alcalá de Henares.
- Dirección postal: Plaza del Palacio 1 bis, 28801 Alcalá de Henares (Madrid).
- Teléfono: 918 882 700.
- Correo electrónico: diocesis@diocesisdealcala.es
- Delegado de Protección de Datos: dpo@diocesisdealcala.es
¿Qué datos personales podemos tratar?
Las categorías de datos tratadas dependerán de la finalidad del formulario, comunicación o procedimiento concreto. Podrán incluir, entre otros:
- datos identificativos y de contacto, como nombre y apellidos, dirección postal, teléfono y correo electrónico;
- datos relativos a la relación, función o actividad que la persona mantenga o desarrolle en la Diócesis, sus delegaciones, organismos o actividades;
- datos académicos, formativos y profesionales;
- datos relativos a inscripciones, asistencia, participación, evaluaciones y resultados de actividades formativas;
- datos económicos, bancarios, fiscales o relativos a pagos, donativos y otras aportaciones, cuando sean necesarios para la finalidad correspondiente;
- imagen y voz, cuando la actividad o formulario concreto contemple su captación o utilización y exista una base jurídica que lo permita;
- las respuestas, observaciones, solicitudes, documentos o información que el interesado facilite voluntariamente a través de los campos previstos en cada formulario;
- y aquellos otros datos estrictamente necesarios para gestionar la solicitud, actividad o relación concreta.
Cuando resulte necesario tratar categorías especiales de datos personales —por ejemplo, datos que revelen convicciones religiosas o datos relativos a la salud—, dicho tratamiento únicamente se realizará cuando concurra alguna de las circunstancias que lo permiten conforme al artículo 9 del RGPD y se adoptarán las garantías adecuadas atendiendo a la naturaleza de la información.
En particular, los datos que revelen la pertenencia o vinculación religiosa podrán ser tratados, cuando concurran sus requisitos, en el marco de las actividades legítimas de la Diócesis como entidad religiosa respecto de sus miembros, antiguos miembros o personas que mantengan contactos regulares con ella en relación con sus fines, de conformidad con el artículo 9.2.d) del RGPD. Tales datos no serán comunicados fuera de la entidad sin el consentimiento del interesado, salvo que exista otra habilitación legal para ello.
Cuando sea necesario tratar otras categorías especiales de datos y no resulte aplicable la anterior habilitación, el tratamiento podrá fundamentarse, según corresponda, en el consentimiento explícito del interesado o en alguna otra de las circunstancias previstas en el artículo 9.2 del RGPD. La base aplicable será identificada en la información correspondiente al tratamiento concreto.
¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
Según el formulario, comunicación, actividad o servicio concreto, sus datos podrán ser tratados para una o varias de las siguientes finalidades:
- atender y gestionar consultas, solicitudes de información, peticiones y comunicaciones dirigidas a la Diócesis;
- mantener las comunicaciones necesarias con las personas interesadas y efectuar el seguimiento de sus solicitudes;
- gestionar inscripciones, altas, reservas y participación en actividades, encuentros, jornadas, convivencias, retiros, peregrinaciones, campamentos, cursos, celebraciones, eventos y demás iniciativas organizadas o coordinadas por la Diócesis;
- organizar y gestionar actividades pastorales, catequéticas, evangelizadoras, litúrgicas, caritativas, asistenciales, educativas, culturales y de otra naturaleza propia de los fines de la Diócesis;
- gestionar procesos de formación, realizar su seguimiento y evaluación, dejar constancia de la participación o realización de las actividades formativas y, cuando proceda, expedir certificados o acreditaciones;
- gestionar la participación de voluntarios, colaboradores, catequistas, agentes de pastoral y otras personas que desarrollen actividades o servicios en el ámbito diocesano;
- gestionar encuestas, cuestionarios, evaluaciones de actividades, estudios de satisfacción y procesos de mejora, cuando las respuestas no sean anónimas;
- tramitar solicitudes, autorizaciones, declaraciones, comunicaciones y demás procedimientos administrativos internos relacionados con las actividades de la Diócesis;
- gestionar donativos, aportaciones, pagos, devoluciones, facturación, certificaciones fiscales y demás actuaciones de carácter económico o administrativo que procedan;
- gestionar candidaturas o solicitudes de colaboración, prestación de servicios o participación en procesos de selección cuando se utilicen formularios habilitados a tal efecto;
- gestionar la captación y utilización de imágenes o grabaciones de voz cuando dicha utilización haya sido prevista para la correspondiente actividad y exista base jurídica suficiente;
- remitir las comunicaciones necesarias para gestionar la actividad, solicitud, servicio o relación mantenida con el interesado;
- remitir, cuando exista una base jurídica que lo permita, información sobre actividades, iniciativas, campañas, eventos, publicaciones u otras actuaciones de la Diócesis;
- cumplir las obligaciones legales que resulten aplicables a la Diócesis;
- atender, formular o defender reclamaciones y ejercitar o defender derechos de la Diócesis o de terceros;
- y cualesquiera otras finalidades concretas que se indiquen expresamente en la información básica facilitada en el momento de la recogida de los datos.
Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron recabados.
¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
La base jurídica del tratamiento dependerá de la finalidad y circunstancias de cada formulario o actuación y será concretada, cuando proceda, en la información básica correspondiente.
El tratamiento podrá fundamentarse en:
- el consentimiento del interesado, de conformidad con el artículo 6.1.a) del RGPD, cuando el tratamiento dependa de una manifestación libre, específica, informada e inequívoca de su voluntad;
- la ejecución de un contrato o relación jurídica o la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado, de conformidad con el artículo 6.1.b) del RGPD;
- el cumplimiento de una obligación legal aplicable a la Diócesis, de conformidad con el artículo 6.1.c) del RGPD;
- la satisfacción de intereses legítimos de la Diócesis o de terceros, de conformidad con el artículo 6.1.f) del RGPD, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado. Entre tales intereses pueden encontrarse, según el caso, la adecuada organización, gestión, seguimiento y acreditación de las actividades propias de la Diócesis; la atención y seguimiento de las solicitudes recibidas; la gestión de la relación con miembros, colaboradores y participantes; la seguridad y correcto funcionamiento de sus servicios y actividades; y la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones;
- y, excepcionalmente, las restantes bases legitimadoras previstas en el artículo 6 del RGPD cuando resulten aplicables al tratamiento concreto.
Cuando se traten categorías especiales de datos personales será necesario, además de una base jurídica del artículo 6 del RGPD, que concurra alguna de las circunstancias previstas en el artículo 9.2 del propio Reglamento. En particular, podrá resultar aplicable el artículo 9.2.d) del RGPD a determinados tratamientos efectuados en el ámbito de las actividades legítimas de la Diócesis como entidad religiosa, en los términos anteriormente indicados.
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, su prestación será voluntaria y el interesado podrá retirarlo en cualquier momento. Cuando se base en el interés legítimo, el interesado podrá ejercer su derecho de oposición en los términos previstos en el RGPD.
¿Es obligatorio facilitar los datos?
En cada formulario se indicarán, cuando proceda, los datos que sean necesarios u obligatorios para gestionar la correspondiente solicitud, inscripción, actividad o servicio. La falta de los datos señalados como obligatorios podrá impedir que pueda tramitarse la solicitud o gestionarse correctamente la participación o servicio solicitado.
Los datos que no sean necesarios para dicha finalidad tendrán carácter voluntario. La Diócesis procurará que los formularios soliciten únicamente los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad correspondiente.
¿Cómo se tratan los datos de menores de edad?
Cuando los formularios o actividades estén dirigidos a menores de edad, se aplicarán las garantías específicas previstas en la normativa de protección de datos y en la restante normativa aplicable. Cuando el tratamiento se fundamente en el consentimiento y legalmente sea necesaria la intervención de quienes ejerzan la patria potestad o tutela, se recabará la correspondiente autorización en los términos legalmente exigibles.
Los formularios destinados a actividades con menores podrán incluir información específica adicional atendiendo a la naturaleza de la actividad y a los datos que resulte necesario tratar.
¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recabados y, una vez finalizada esta, durante los plazos que resulten necesarios para atender las obligaciones legales aplicables y las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento.
Cuando el tratamiento se base exclusivamente en el consentimiento, los datos se tratarán mientras dicho consentimiento permanezca vigente o hasta que sea retirado, sin perjuicio de la conservación que posteriormente pudiera resultar necesaria para atender posibles responsabilidades.
Cuando los datos sean necesarios para acreditar la realización de una actividad, formación, actuación administrativa, relación jurídica, operación económica o cualquier otra circunstancia que deba conservarse documentalmente, podrán mantenerse durante el plazo necesario para dicha acreditación y durante los periodos legalmente exigibles.
Cuando proceda conforme a la normativa aplicable, los datos serán bloqueados durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades y posteriormente serán suprimidos.
¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Con carácter general, los datos personales no serán comunicados a terceros, salvo que dicha comunicación resulte necesaria para gestionar la finalidad informada, exista una obligación legal, sea requerida por una autoridad competente o concurra otra base jurídica que legitime la comunicación.
Dentro de la Diócesis únicamente podrán acceder a los datos las personas, departamentos, delegaciones, organismos o servicios que necesiten tratarlos para el desempeño de las funciones relacionadas con la finalidad para la que fueron recogidos, de acuerdo con los permisos de acceso establecidos.
Cuando para desarrollar una actividad intervengan otras entidades —incluidas, en su caso, parroquias, entidades eclesiásticas, administraciones públicas, centros educativos, entidades colaboradoras u otros terceros— y resulte necesario comunicarles datos personales, se informará de dicha circunstancia cuando así lo exija la normativa y la comunicación se realizará únicamente cuando exista una base jurídica que la permita.
Asimismo, podrán tener acceso a los datos, sin adquirir por ello la condición de destinatarios cuando actúen por cuenta de la Diócesis, aquellos proveedores que presten servicios de alojamiento, correo electrónico, comunicaciones, mantenimiento informático, ofimática, almacenamiento en la nube, formularios electrónicos, gestión administrativa u otros servicios necesarios para el desarrollo de la actividad. Estos proveedores tratarán los datos en calidad de encargados del tratamiento y estarán sujetos a las obligaciones y garantías exigidas por la normativa de protección de datos.
¿Se realizan transferencias internacionales de datos?
La Diócesis puede utilizar proveedores tecnológicos cuyos servicios, infraestructuras, empresas vinculadas o subencargados impliquen el tratamiento de datos personales desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo.
Cuando se produzca una transferencia internacional de datos, esta se realizará únicamente cuando concurran las condiciones y garantías previstas en los artículos 44 y siguientes del RGPD, mediante una decisión de adecuación de la Comisión Europea, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otro mecanismo válido conforme a la normativa aplicable, adoptándose, cuando sean necesarias, las medidas complementarias adecuadas.
El interesado puede solicitar al Delegado de Protección de Datos información adicional sobre las transferencias internacionales que resulten aplicables a un tratamiento determinado y sobre las garantías utilizadas.
¿Se adoptan decisiones automatizadas o se elaboran perfiles?
Con carácter general, la Diócesis no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre el interesado o le afecten significativamente de modo similar, ni elabora perfiles con dichos efectos, salvo que se informe expresamente de ello en el tratamiento concreto.
Determinados formularios de formación, cuestionarios o evaluaciones pueden incorporar sistemas automáticos de corrección, puntuación o cálculo de resultados. Cuando dichos mecanismos se limiten a facilitar el resultado de una actividad formativa o evaluativa y no produzcan efectos jurídicos ni afecten significativamente al interesado de modo similar, no tendrán la consideración de decisiones automatizadas a los efectos del artículo 22 del RGPD.
¿Cuáles son sus derechos?
En los términos establecidos por la normativa de protección de datos, el interesado podrá ejercer los siguientes derechos:
- Acceso: conocer si la Diócesis está tratando sus datos personales y obtener información sobre dicho tratamiento.
- Rectificación: solicitar la corrección de los datos personales que sean inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando concurra alguno de los supuestos previstos legalmente.
- Limitación del tratamiento: solicitar que el tratamiento de sus datos quede limitado en los supuestos previstos en el RGPD.
- Oposición: oponerse al tratamiento cuando este se fundamente en el interés legítimo o en los demás supuestos en que legalmente proceda.
- Portabilidad: recibir los datos que haya facilitado y transmitirlos a otro responsable cuando concurran los requisitos previstos en el RGPD.
- No ser objeto de determinadas decisiones individuales automatizadas: cuando concurran las circunstancias previstas en el artículo 22 del RGPD.
Puede ejercer sus derechos dirigiendo una solicitud al Delegado de Protección de Datos de la Diócesis de Alcalá de Henares mediante el correo electrónico dpo@diocesisdealcala.es o mediante escrito dirigido a Diócesis de Alcalá de Henares, Plaza del Palacio 1 bis, 28801 Alcalá de Henares (Madrid), indicando que se trata de una solicitud relativa al ejercicio de derechos en materia de protección de datos y concretando el derecho que desea ejercer.
No será necesario aportar con carácter general una copia del documento nacional de identidad. Cuando existan dudas razonables sobre la identidad de la persona que formule la solicitud, la Diócesis podrá solicitar únicamente la información adicional que resulte necesaria para confirmar su identidad.
¿Puedo retirar mi consentimiento?
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, podrá retirarlo en cualquier momento, con la misma facilidad con la que lo prestó, sin que la retirada afecte a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad.
La retirada del consentimiento no afectará a aquellos tratamientos que puedan continuar realizándose al amparo de otra base jurídica aplicable.
Reclamación ante la Autoridad de Control
Si considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa vigente, puede dirigirse previamente al Delegado de Protección de Datos de la Diócesis de Alcalá de Henares mediante el correo electrónico dpo@diocesisdealcala.es.
En todo caso, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de su sede electrónica o de los demás medios de contacto disponibles en www.aepd.es.
Tratamientos que pueden requerir información específica
La presente información adicional está concebida para complementar la información básica de los tratamientos habituales realizados mediante correos electrónicos y formularios de la Diócesis. Por la especial naturaleza de determinados tratamientos, podrá facilitarse una política o información de protección de datos específica que complemente o sustituya a esta.
En particular, deberá valorarse la necesidad de información específica en tratamientos relativos, entre otros, a atención y acompañamiento de víctimas, recepción o investigación de denuncias, canales internos de información, expedientes o procedimientos jurídicos y canónicos, selección y gestión de personal, prevención de riesgos laborales, historias o información sanitaria, registros sacramentales, tratamientos sistemáticos de datos de menores o personas especialmente vulnerables, datos relativos a infracciones o condenas penales y aquellos tratamientos que, por su naturaleza, alcance, contexto o finalidades, presenten un riesgo especial para los derechos y libertades de las personas.
En estos casos será de aplicación preferente la información específica facilitada para el tratamiento correspondiente.
Actualización de esta información
La Diócesis de Alcalá de Henares podrá actualizar esta información para adaptarla a modificaciones normativas, criterios de las autoridades de control, cambios en sus tratamientos o en los servicios tecnológicos utilizados. La versión vigente será la publicada en esta página.
